Başarılı Telefon Görüşmesi Yapmanın Yolları

Her gün telefonunuzda ne kadar zaman harcıyorsunuz?

Araştırmalar, her gün cep telefonlarımızı kullanarak yaklaşık üç saat geçirdiğimizi gösteriyor.

Bir telefonun temel işlevlerinden biri her zaman arama yapmak ve almak olmuştur, ancak sesli aramaların hacmi son yıllarda azalmaktadır. Birçok kişi artık telefon görüşmeleri yerine anlık mesajlaşmaları ve e-posta gönderimlerini tercih etmekte. Bununla birlikte, bir telefon görüşmesinin yazılı mesaj göndermekten daha etkili ve uygun olduğu zamanlar olduğundan, arama yapabilmek ve alabilmek hala temel bir beceridir.

İyi Telefon Becerileri Neden Önemlidir?

Telefonda konuşmak, tıpkı iyi yazmak gibi önemli bir beceridir ve zayıf telefon becerilerine sahip olmanın sonuçları kariyeriniz için önemli olabilir.

Örneğin, acil bir projeyi tartışmak için patronunuzla görüntülü görüşme yaptığınızı hayal edin. Onlar konuşurken, önemli ama ilgisiz bir e-posta alırsınız ve aramaya odaklanmak yerine e-postaya aynı anda yanıt vermeye çalışırsınız. Bu, patronunuza karşı belirsiz ve tepkisiz olmanıza neden olur ve sonunda onlara yanlış bilgi verebilir veya ilgisiz görünebilirsiniz.

Veya telefonu potansiyel yeni bir müşteriye kuruluşunuzun ne yaptığını anlatmak için kullandığınızı hayal edin. Düşünmeden çok fazla teknik ifadeler kullanıyorsunuz bu onların kafalarını karıştırır ve rahatsız eder, bu yüzden kişisel bir toplantı teklifinizi reddederler.

Bununla birlikte, birinci sınıf telefon becerileriyle, arayanların ihtiyaç duyduğu şeyi daha kolay teslim edeceksiniz, iyi bir izlenim bırakacak ve iş ilişkileri kuracaksınız. Aramalar muhtemelen keyifli ve potansiyel olarak karlı olacaktır.

Telefon Kaygısının Üstesinden Nasıl Gelinir?

Bir telefon görüşmesi yapmak için endişeli veya isteksiz hissetmenizin birçok nedeni olabilir. Beklenmedik bir arama istenmeyen bir kesinti olabilir ve mesajlaşmaktan veya e-posta göndermekten daha acil gelebilir, bu nedenle hemen yanıt verme baskısı altında hissedebilirsiniz. Kendinize güvenmiyorsanız telefon görüşmesi yapmak göz korkutucu olabilir, ancak sinirler telefonu açmanızı engellememelidir, çünkü bu kariyeriniz ve sosyal hayatınız için ciddi bir engel haline gelebilir.

Telefon kaygısını hafifletmek için yapabileceğiniz bazı şeyler şunlardır:

Aramanızı Planlayın

Ele alınacak noktaların ve aramadan elde etmek istediğiniz sonuçların bir listesini hazırlayın. Bu, güveninizi artıracak, ivmeyi korumaya yardımcı olacak ve konuşmanızın içeriğini özetlemek için size temel sağlayacaktır.

Görselleştir

Görselleştirme yapmak telefonu açmadan önce stresi hafifletmeye yardımcı olacaktır. Aramadan ne istediğinizi düşünün ve konuşmadan mümkün olan en iyi sonucu elde ettiğinizi hayal edin. Aramanın her noktasında ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi hayal edin.

Beden Dilini Kullan

Görüntülü arama olmasa bile, beden diliniz nasıl hissettiğiniz ve ses çıkardığınız konusunda önemli bir rol oynayabilir. Yalnızca sesli bir aramada konuşuyorsanız, çevreniz izin veriyorsa, aramadan önce ve sırasında kalkın ve dolaşın. Ve mümkünse bir kulaklık kullanın. Bu, rahat bir şekilde nefes almanıza ve bir masada oturmak yerine bir sunum yapıyormuşsunuz gibi amacınızı belirtmenize yardımcı olabilir.

Görüntülü aramalar için, diğer kişinin değişen arka planınızın dikkatini dağıtmaması ve gözlerinizi ekranda tutabilmeniz için tek bir yerde kalmak daha iyidir.

Profesyonel Bir Telefon Görüşmesi Nasıl Yapılır?

Telefon görüşmeleri müşteriler, paydaşlar ve iş arkadaşlarıyla iletişim kurmanın harika bir yoludur. Profesyonel bir telefon tavrı, iyi bir ilişki kurmanıza ve konuştuğunuz insanlardan güven kazanmanıza yardımcı olacaktır. Her aramadan en iyi şekilde yararlanmak için bu ipuçlarını uygulayın:

Toplantı ve Selamlama

Aramanın başında diğer kişiye kim olduğunuzu bildirin.

Çağrıya Sahip Olmak

Selamlama ve karşılamadan sonra neden aradığınızı belirtin ve gündemi belirleyin.

Odaklanmış Kalmak

Telefondayken e-postaları sıralamak veya programınızı kontrol etmek gibi başka bir şey yapmak bir çok insana cazip gelse de çoklu görev her zaman verimli değildir. Aynı anda iki görev yapmaya çalışırsanız, her ikisini de kötü yapma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Tonunuzu Seçmek

Konuştuğunuz kişiyi göremediğinizde, sesinizin otorite, empati ve güvenilirlik iletmesi gerekir. Söylediklerinin teslimine ve içeriğine dikkat ederek bunu başarabilirsiniz. Özellikle diğer kişinin hakkında çok az şey bildiği bilgileri tartışıyorsanız, yavaş ve net konuşun. Arayan kişi sizden kendinizi tekrar etmenizi istemeye devam etmek zorunda kalırsa, muhtemelen öleceklerdir.

Sözlerini Seçmek

Aradığınız kişinin sizi anlayacağından ve yaptığınız noktaları kavrayabileceğinden emin olmanız gerekir. Basit ve anlaşılır ve saygılı bir dil kullanın.

Ne Zaman Dinleyeceğini Bilmek

İyi dinleme yeteneği, telefon konuşmaları için çok önemlidir. Konuştuğunuz kişiyle tam olarak ilişki kurma ve gerçek bir bağlantı kurma sürecinin merkezinde yer alır.

Aktif ve Empatik Dinlemek

Aktif dinleme becerilerinizi geliştirmek diğer kişinin paylaşmaya çalıştığı tüm bilgileri almanıza yardımcı olacaktır. Aktif dinlemenin anahtarı konsantrasyondur. Bu özellikle sesli aramalar için önemlidir çünkü diğer kişinin ifadelerini veya hareketlerini okuyamazsınız. Empatik dinlemeyi de kullanmanız gerekebilir. Zor bir aramadayken telaşlanmak veya olumsuz tepki vermek kolay olsa da üzgün hisseden insanların anlayışınıza ve sabrınıza ihtiyacı vardır.

Bağlılığı Göstermek

Arayan kişi konuşmanın çoğunu yaparken bile, aramaya devam ettiğinizi gösterin. Örneğin, “Projenin teknik yönüyle ilgili sorunlardan bahsettiniz. Ayrıntılı bilgi verebilir misiniz?" dinlediğinizi ve daha fazla bilgi duymaya istekli olduğunuzu gösterir.

Kesintilerden Kaçınmak

Birinin ne istediğini anlamak için, konuşma tarzları karmaşık, tereddütlü veya düzensiz olsa bile, söz sahibi olmalarına izin vermeniz gerekir. Kesintiler diğer kişinin düşünce akışını bozar ve sabırsız olduğunuzu veya onları yargıladığınızı düşünmelerine neden olabilir.

Anlamak için özetlemek

Duyduklarının bir özetini sağlamak amacıyla her zaman dinleyin. Notlar alarak önemli detayları yakalayabilirsiniz.

Bu, duyduklarınızı düşünmenizi sağlar ve özetlemeniz için bir temel sağlar.

Kaynak:
Whistleout.com. (2020). You Will Spend 76,500 Hours, or Almost 9 Years of Your Life, Using Your Mobile Device [online]
Williams, Howard. (2018). Fall of the Call: What the Decline in Voice Calls Means for Business [online].
C., Andy. (2017). Top 10 Smartphone Uses [online].
Kraus, M. W. (2017). 'Voice-Only Communication Enhances Empathic Accuracy,' American Psychologist, 72(7), 644-654.